업무 우선 순위 정하기 (아이젠하워 매트릭스)

 

아이젠하워 매트릭스

• 업무의 우선순위를 먼저 해야 할 일, 계획해야 할 일, 위임할 일, 하지 않아도 될 일 4단계로 분류

업무 우선순위

1. 자신의 업무를 모두 나열
2. 각 업무의 긴급성과 중요도 판단
3. 업무를 4개의 카테고리로 분류
   1. 긴급하고 중요한 일 - 먼저 해야할 일
   2. 긴급하지 않지만 중요한 일 - 계획해야 할 일
   3. 긴급하지 않지만, 중요하지 않은 일 - 위임할 일
   4. 긴급하지도, 중요하지 않은 일 - 하지 않아도 될 일
4. 아이젠하워 매트릭스에 따라 우선순위 확인하고, 일정 계획

아이젠하워 매트릭스

 

아이젠하워 매트릭스

1. 중요하고 급한 일 - 먼저 한다
   명확한 결과가 따르며 장기 목표에도 영향을 주는 업무로서, 가장 먼저 해야 하는 업무입니다.
   이 카테고리 안의 업무들은 미루지 않고 바로 처리하는 것이 좋습니다.
2. 중요하지만 급하지 않은 일 - 계획한다
   장기 목표에 영향을 미치지만 당장 처리하지 않아도 되는 일입니다.
   긴급하지 않기 때문에 신중하게 준비하고 계획하여 완성도를 높일 수 있습니다.
   중요하고 급한 일을 해결한 뒤 이 카테고리 안의 업무를 처리합니다.
   이 업무들을 마냥 미뤄두지는 않도록 주의해야 하며, 집중력을 발휘하여 수행할 수 있도록 합니다.
3. 중요하지 않지만 급한 일 - 위임한다
   바로 처리되어야 하지만 장기 목표에는 영향을 미치지 않는 업무입니다.
   이러한 업무는 에너지 소모가 많지만 특별한 기술은 요하지 않는 잔업인 경우가 많습니다.
   꼭 본인이 직접 하지 않아도 되는 일이기 때문에, 다른 사람에게 위임하거나 대체 시스템을 마련하도록 합니다.
4. 중요하지도 급하지도 않은 일 - 하지 않는다
   목표를 달성하는 데 방해가 되는 일입니다.
   업무 목록에서 삭제하도록 합니다.

긴급한 일과 중요한 일을 구별하는 법

• 긴급한 일
  • 즉시 해야 하는 일로, 기한 안에 처리하지 못하면 명확한 결과가 나타납니다.
    • 예) 기한이 임박한일, 장애, 긴급 지시사항, CS 이슈 등
• 중요한 일
  • 당장 하지 않아도 되지만, 장기적인 목표에 도움이 되는 일입니다.
    • 예) 신 기능 스터디, 프로젝트 계획, 3rd Party 솔루션 도입

참고자료

https://1891ghaon.tistory.com/117

 

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업무의 우선순위 7단계

1. 모든 업무가 포함된 하나의 작업 목록을 만들기
   1. 효과적으로 우선순위 정하는 첫 단계는 업무의 전체 범위를 파악하는 것부터 시작합니다.
   2. 모든 업무가 기록되면 각 업무의 중요성, 긴급성, 소요 시간, 보상을 적습니다.
2. 중요한 사항 식별하기 : 진정한 목표 이해하기
   1. 우선순위를 정하는 일은 즉각적인 '시간 관리 전략'처럼 보일 수 있지만 장기적인 '목표 달성 전략'이기도 합니다.
   2. 설정된 목표(큰 그림)를 위해 자신이 어떤 일을 하고 있는지 이해해야 미래 결과와 가장 관련이 있는 업무를 파악할 수 있습니다.
   3. 최종 목표에 영향을 주지 않는 작업으로 하루를 채우는 것은 시간 낭비입니다.
      항상 목표를 염두해 두고 있어야 합니다.
3. 긴급한 사항을 강조 표시하기
   • 할 일 목록에서 마감일이 눈에 띄도록 하면 신속하게 완료해야 하는 작업을 알 수 있습니다.
   • 공식적으로 필요하지 않은 경우에도 마감일을 설정해야 합니다. 그렇지 않으면 중요한 작업을 계속 미루게 될 것입니다.
4. 중요성 및 긴급성을 바탕으로 우선순위를 정한다.(아이젠하워 매트릭스)
   • 중요하고 긴급한 일 : 먼저 수행합니다.
   • 중요하지만 긴급하지 않은 일 : 전략적 계획을 세우고 완료일을 정합니다.
   • 긴급하지만 중요하지 않은 일 : 일을 축소하거나 권한을 위임합니다.
   • 긴급하지도 중요하지도 않은 일 : 할 일 목록에서 삭제합니다.
5. 우선순위가 겹치는 것은 피한다
6. 한 번에 하나의 중요한 작업에 집중해야 합니다.
   여러 가지의 우선 순위를 계속 시도하고 관리하는 것은 성과 저하로 이어집니다.
7. 시간과 노력을 고려한다
8. 할 일 목록이 너무 많아 부담스럽다면 최소한의 시간과 노력이 드는 작업에 우선순위를 두고 신속하게 진행하세요.
   작업을 정리하면 여유와 함께 작업을 추진할 수 있는 성취감이 생깁니다.
9. 끊임없이 검토하고 현실을 반영해라
10. 업무 목록과 우선순위를 자주 검토하는 것이 '통제력 및 집중력 유지'에 중요합니다.

 

참고자료

• https://www.jobindexworld.com/contents/view/6918